في ظل التطور التكنولوجي المتزايد الذي نشهده اليوم في شتى نواحي الحياة وخاصةً في مجالات العمل، ازدادت حدة المنافسة بين الشركات وأصبحت حامية الوطيس، فأصبح لزامًا على البعض من رواد وأصحاب تلك الشركات أن يجدوا وسيلة للحفاظ على مكانتهم في السوق والتصدي لتلك المنافسة الشرسة.
فقد لجأوا إلى استخدام تكنولوجيا البرامج المحاسبية وإدارة الأعمال السحابية كحل سريع لتنظيم سير العمل بكافة أقسام الشركة وأتمتتها، والحاجة للاطلاع على بيانات وتقارير موجزة دقيقة تبين أداء الشركة حتى تضمن لمتخذي القرار الوقوف على بُعد خطوات متقدمة لاتخاذ ما يلزم من قرارات لتحقيق أهداف المنظمة بنجاح.
ولكن الأمر ليس بهذه البساطة، فبرغم المزايا العديدة التي تقدمها تلك البرامج المحاسبية للشركات والتي تساهم في نجاحها ونموها، إلا أنها كطبيعة الأشياء لها مزايا وعيوب، وعيوبها إذا تكررت ستقف حجر عثرة أمام نجاح أي شركة وتقدمها. لذا في هذا المقال سنحاول إلقاء الضوء على أهم مزايا وعيوب البرامج المحاسبية والتي يجب أخذها بالاعتبار عند اختيار أفضل برنامج محاسبي.
أولًا: مزايا البرامج المحاسبية
لأن البرامج المحاسبية هي ابتكار حديث نسبيًا، تجد أنه تعامل مع العديد من التحديات التي يواجهها المحاسبون خلال أدائهم المهام. لهذا للأنظمة المحاسبية الكثير من المميزات منها:
1- المرونة وسهولة الاستخدام
تقاس قوة أي برنامج محاسبي بمدى البساطة والسهولة في استخدامه، ليصبح باستطاعة أي شخص العمل عليه بمنتهى السهولة والسلاسة دون أية تعقيدات، بالإضافة لضرورة توافر عنصر الحوسبة السحابية والذي يعتبر من أهم مزايا البرامج المحاسبية التي تمكنك من متابعة وإنجاز كافة أعمالك من أي مكان وفي أي وقت.
2- توفير الوقت والجهد
هما من الأسباب الأساسية وراء العزوف عن الطرق التقليدية في إنجاز الأعمال، حيث يضمن لك البرامج المحاسبية سرعة إتمام مهام العمل المعتادة بكفاءة وجودة عالية دون المكوث لأوقات طوال لإنهائها، لتدخر قدر كبير من الوقت والجهد فيما هو أهم.
3- إدارة دقيقة لمعاملاتك المالية
لا يمكننا أن نغفل دور البرامج المحاسبية الهام في القيام بتسجيل القيود اليومية عن كافة معاملاتك المالية التي تتم في شركتك آليًا عوضًا عن الطرق القديمة مثل استخدام الدفاتر الورقية التي تستهلك الكثير من الوقت وكذلك تسمح بتسلل نسب الأخطاء إليها، لذلك فإن استخدامك للبرامج المحاسبية ستتمكن من حساب وإدارة مصروفاتك وإيراداتك ومعرفة صافي الدخل بشركتك بدقة.
4- إصدار كافة التقارير المطلوبة بشكل أسرع
بما أن المدخلات السليمة تقودنا حتمًا إلى مخرجات سليمة ومن ثم إلى نتائج دقيقة، فإنك مع استخدام البرامج المحاسبية لا تشغل بالك بالتقارير، فطالما كانت عملية إدخال البيانات صحيحة وسليمة، ستحصل على تقارير موجزة وملخصة عن أداء كافة أقسام الشركة لتقوم بتحليلها وتقييمها لتساعدك في اتخاذ القرار المناسب حسب موقف الشركة.
5- الربط والتناغم بين العمليات في كافة أقسام الشركة
فالعمليات التي تتم في مختلف الأقسام بأي شركة لابد وأن يكون بينها ربط وتكامل، لأن عندما تتم أي حركة أو عملية في قسم المخازن أو المبيعات مثلًا، فإنها تؤثر على باقي الأقسام بالشركة، حيث يقوم البرنامج المحاسبي هنا بالربط بين هذه العمليات بعضها البعض وعرض البيانات والمعاملات المالية في دليل حسابات احترافي منظم وتصميم سلس ليسهل عليك تتبعه في حالات المراجعة والرقابة المالية، بالظبط كقائد فرقة موسيقية يقوم بتنظيم وتوجيه أداء عازفيه بشكل راقٍ حتى ينتج لنا معزوفة منضبطة ايقاعها تطرب لها الآذان.
6- توفير الأمان والحماية للبيانات
لا تُغمض كلتا العينين.. فبرغم من أن البرامج المحاسبية السحابية قضت تقريبًا على مخاطر تلف أو ضياع بيانات شركتك الهامة عند حدوث أي ظرفٍ طارئ، لنجاح تلك البرامج في استخراج نسخ احتياطية دورية من هذه الملفات، وفرض قيود قوية على سرية البيانات وتحديد صلاحيات المخولين لهم الوصول لتلك البيانات، إلا أن درجات الأمن والحماية متفاوتة بين برنامج وآخر، فتوخَّ الحذر واختر برنامجك بعناية بعد دراسة المزايا الأمنية التي يقدمها لك لتعزز من حماية بيانات شركتك.
7- التحديثات الدورية بالبرنامج
القطار لا ينتظر أحدًا.. تعتبر التحديثات الدورية أحد أهم المزايا التي لابد وأن يقدمها أي برنامج محاسبي لعملائه من أصحاب الشركات لمواكبة النمو المستمر في حجم أعمالهم، فإذا لم يكن البرنامج الذي تستخدمه على استعداد أن يقدم لك تحديثات مستمرة يضمن لشركتك الحفاظ على معدل التطور والتقدم للأمام، قم بتغييره على الفور وإلا فاتك القطار.
8- Automation
إعداد مسار محدد لعمليات المحاسبة أمر بسيط على أغلب البرامج المحاسبية. حيث يمكنك جعل العملية تبدأ من خطوة محددة لتليها جميع الخطوات تلقائيًا. على سبيل المثال، يمكن للنظام تسجيل قيد تلقائيًا خاص بالمبيعات ليتبع إصدار فاتورة. كذلك يمكن أن ترحل قيود الفترة المحاسبية إلى حسابات دفتر الأستاذ تلقائيًا دون الحاجة إلى أية إدخال يدوية بالدفتر، وغيرها من الوظائف الأوتوماتيكية.
9- ضمان إنتاجية أعلى
مع الوقت، يصبح النظام المحاسبي هو أساس عمل المحاسب، ويساعده على الإنتاجية وتحقيق أداء مميز وإنهاء مهامه سريعًا. فأي تقرير مالي أو قائمة مالية يحتاج المحاسب إلى إعدادها في أول الفترة المحاسبية أو آخرها كانت تتطلب الكثير من الوقت لأنها تعتمد على كل ما تم تسجيله سابقًا. الآن، مع توفر البرامج المحاسبية، تنشأ التقارير بسهولة، وتصبح مهمة المحاسب مراجعة صحة الترصيد والتأكد من اتزان إجمالي القيم.
10- التأقلم مع مظاهر توسع الشركة
من الطبيعي أن تبدأ الشركات بحجم معين، ومع الوقت تنمو. مع اختلاف حجم الشركة، تحدث الكثير من التغيرات، وتحتاج إلى تعديل بعض العناصر لتتناسب مع الوضع الجديد. في حالة الأنظمة المحاسبية، اصبح الوضع مختلف، حيث تتفاعل أغلبها مع حجم الشركات وتغطي احتياجاتها الجديدة التي تظهر مع الوقت. بذلك لن تحتاج شركتك إلى تغيير النظام المحاسبي ولن يُطلب من الموظفين الدخول في مرحلة تعلم جديدة من الصفر.
ثانيًا: عيوب البرامج المحاسبية الواجب تجنبها
رغم المميزات التي وفرتها البرامج المحاسبية، إلا أنه قد توجد أيضًا بعض العيوب التي تؤثر بالسلب على تجربة المستخدمين والمحاسبين. وهي كالتالي:
1- البطء وتكرار التوقف عن العمل
لأن قيمة الوقت كقيمة المال، فلابد وأن تختار برنامج محاسبي مدعوم بالعديد من الخوادم أو السيرفرات السحابية المنتشرة عالميًا والمشفرة والمؤمنة بالكامل حتى تضمن عدم التوقف عن العمل وسرعة نقل البيانات وسلامتها والحفاظ على انتظام سير العمل بشركتك.
2- افتقاره للمرونة والسهولة ليناسب العديد من مجالات العمل
من الأخطاء الشائعة التي يقع فيها بعض مطوري البرامج المحاسبية هي تصميم النظام لمجالات بعينها دون النظر لغيرها من مجالات العمل بالسوق، وتضييق دائرة الخيارات أمام العملاء وعدم تلبية احتياجاتهم، بالاضافة إلى عدم المرونة في إنجاز المهام في أي وقت ومن أي مكان، كذلك تعقيد واجهة الاستخدام بالنظام وعدم سهولة العمل عليه مما يحتاج الكثير من الوقت للتدريب.
3- عدم القدرة على الربط بين العمليات التي تتم داخل الشركة
كما ذكرنا سابقًا أنه من الأمور الواجب أخذها في الحسبان بأي برنامج محاسبي لإدارة الأعمال أن يقوم بالربط بين المعاملات والعمليات التي تتم في مختلف الأقسام بعضها البعض كأنها لُحمةٌ واحدة لا تنفصل، فأي عملية تتم بقسم ما يؤثر بطريقة أو بأخرى على باقي الأقسام، فإذا استخدمت برنامج به هذا العيب ستحصل على تقارير أداء غير دقيقة وبالتالي ستكون الرؤية العامة لشركتك ضبابية وغير واضحة.
4- عدم توفر إجراءات الأمان القوية لحماية بيانات شركتك
نقص إجراءات الأمان والحماية بأي برنامج تقني يعرض مستخدميه لتجربة محفوفة المخاطر، فما بالك ببرنامج تدير به كافة أعمال شركتك وبه العديد من البيانات والملفات والمعلومات الهامة تسعى للحفاظ على سريتها، فلابد وأن تتأكد تمامًا من قوة إجراءات الأمن والسلامة بها، وإمكانية تحديد صلاحيات المستخدمين للنظام، بحيث لا يستطيع أي شخص الوصول لأي بيانات غير المخوًل له بذلك.
5- عدم إصدار تحديثات دورية بالبرنامج لمواكبة حجم أعمالك
عدم التطوير والتحسين في البرنامج المحاسبي بصفة دورية أو عند الحاجة لذلك لمعالجة بعض الأمور التي تراها معوقة لسير العمل بشركتك، لدرجة أنها تكون سببًا في تعثرك أمام منافسيك مؤشرًا لفقد مكانتك بالمقدمة، فحينها لابد من تغيير برنامجك المحاسبي بآخر يزودك بتحديثات دورية بالنظام لمواصلة تقدمك.
6- ضعف خدمة العملاء في بعض البرامج المحاسبية
رغم تواجد العديد من البرامج المحاسبية الفعالة بالسوق التقني إلا أن خدمة العملاء عنصر هام لا ينبغي تجاهله. فقد يتعرض النظام إلى مشكلة تقنية تحتاج إلى تدخل فريق التطوير لحلها، وضياع الكثير من الوقت على حل المشكلة معناه توقف الكثير من العمل وتراكم الكثير من المهام. لهذا ينبغي مراجعة آراء المستخدمين عن خدمة العملاء قبل الاشتراك في البرنامج المحاسبي.
7- استخدام خوادم ليست بالجودة المطلوبة
قد تستخدم بعض شركات البرامج المحاسبية خوادم سحابية رخيصة الثمن أو بها عيوب قد تخاطر بتسرب بيانات شركتك أو تؤدي إلى بطء العمليات التي يؤديها المحاسبون. لهذا يفضل التأكد من اسم الخادم المستخدم مع النظام والبحث عن مواصفاتها وإذا كان يتناسب مع توقعاتك أم لا.
لكن لا تقلق ولا تمعن التفكير كثيرًا حيال مزايا وعيوب البرامج المحاسبية، ولا ترهق نفسك في البحث والمقارنة بين البرامج المحاسبية المختلفة، لأن عند استخدامك لبرنامج دفترة المحاسبي ستحصل على تجربة ممتعة بقدر سلاسة وسهولة النظام، وذلك لكونه نظامًا سحابيًا متكاملًا يسهل عليك إصدار فواتيرك وإدارة مبيعاتك ومخازنك وعملاءك وحساباتك بالكامل في أي وقت ومن أي مكان، بالإضافة إلى تطبيقاته المميزة وواجهته السهلة التي يمكنك تخصيصها لمجال عملك ومرونة التعديل على الحقول والألوان والخطوط واللغة، كذلك قوة خوادمها المشفرة التي تمثل لك درع الحماية المنيع لبياناتك والعديد من المزايا الهامة التي يوفرها لك النظام.