المهام والواجبات الرئيسية:
- فيما يتعلق باستقبال العملاء والمرضى:
- الترحيب بالعملاء.
- القيام بفتح الملفات للعملاء الجدد.
- إدخال المعلومات والبيانات بشكل صحيح أو تحديثها في حال الضرورة إن كان لدى العميل ملف مسبقا.
- إخطار طبيب الأسنان/العيادة بقدوم المريض.
- معرفة وتقييم مستوى رضا العملاء.
- الإجابة على الاتصالات الهاتفية.
- التأكد من وجود ما يكفي من المجلدات الجديدة والخالية والجاهزة.
- المساعدة في أية مهام ذات العلاقة بالاستقبال كلما دعت الضرورة.
- الاستماع بإنصات على شكاوى العملاء والمرضى واقتراحاتهم ورفعها إلى الإدارة العليا.
فيما يتعلق بالتأمين واستلام النقد:
- استلام المستحقات من العملاء قبل مغادرتهم (نقدا أو بالتأمين).
- تسجيل مواعيد المرضى حين مغادرتهم إن دعت الضرورة.
- مراجعة ملفات اليوم الفائت.
- استرجاع سجلات المرضى.
- التأكد فيما إذا كانت المبالغ المحصلة هي نفسها التي على نظام الحاسب الآلي.
- مراجعة فواتير اليوم السابق والتأكد من مطابقتها مع نظام الحاسب الآلي.
- التأكد من توقيع الطبيب المسؤول على الفاتورة.
- التواصل مع المرضى الذين لديهم تأمين صحي لإخبارهم بنتائج طلبات الموافقة على تغطية التأمين لحالاتهم بهدف تأكيد الموعد أو إلغائه.