نموذج انذار موظف | اهم 4 نماذج جاهزه للتحميل والتعديل عليها

تقييم وتحسين أداء الموظفين في المؤسسات أمرًا حاسمًا لنجاح العمل في أي شركة، حيث أنهم يلعبون دورًا حيويًا في تحقيق أهداف ورؤية المؤسسات، وفي هذا الصدد يأتي “نموذج إنذار الموظف” كواحد من الأدوات الفعالة أو الأليات التي تستخدمها إدارة الموارد البشرية لتنبيه الموظف وتوجيهه وتحسين أدائه، ويعتبر نموذج إنذار الموظف حلقة وصل بين الموظف نفسه والإدارة، فمن خلاله يُمكن لكل منهما التعبير عن احتياجاته بطريقة بناءة وفعالة.

ويجب أن يتم تطبيق “انذار الموظفين” بطريقة عادلة وشفافة تستند إلى لوائح ومعايير منطقية وقانونية وواضحة للموظفين بشكل مباشر بمجرد القبول في الوظيفة، فيما يلي جميع التفاصيل المتعلقة بتعريف نموذج إنذار الموظف، وأهميته، وعناصره، وطريقة كتابته، وكيفية التعامل معه، كل هذا ومعلومات أكثر ستجدها واضحة لتسهل عليك تطبيق نموذج إنذار الموظف بشكل فعال بما يحسن الإدارة العامة لمؤسستك.

 

 

 

ما هو الإنذار للموظف؟

يُعرف نموذج إنذار الموظف على أنه إجراء يتخذه صاحب العمل أو المسؤول المعني في إدارة الموارد البشرية في حالة صدور أي سلوكيات غير مقبولة، أو انتهاكات للوائح العمل، أو ملاحظة أداء غير مرضي في بيئة العمل، وفيه يتم توضيح المخالفات التي فعلها الموظف، والقواعد والتوقعات التي يجب عليه الالتزام بها، ويهدف نموذج إنذار الموظف إلى إعطاء فرصة لتصحيح السلوك وتحسين الأداء.

 

كيف تكتب إنذار موظف؟

• ابدأ بعبارة ترحيبية، ومن ثم كتابة أسم الشركة ونشاط عملها.
• يجب أن يكون التنبيه في مدة قريبة من وقت المخالفة.
• توضيح أسم الموظف والمسمى الوظيفي الذي يشغله.
• احرص على كتابة نموذج الإنذار بلغة واضحة، وخط مناسب خاصة إذا كان مكتوب إلكترونيًا مثل برنامج word و Google Docs، وراجع الأخطاء اللغوية جيدًا أو المصطلحات والعبارات المبهمة التي قد تؤدي إلى سوء الفهم.
• تجنب تضمن الإنذار لأي إجراء تأديبي، وفقط أكتفي بالإشارة إلى أنواع الجزاءات والعواقب التي يتم تنفيذها في حالات المخالفة.
• يجب أن تكون طريقة صياغة الإنذار مهذبة ولائقة بالرغم من كونها رسالة تحمل في مضمونها دلالات سلبية.
• تخصيص جزء من نموذج الإنذار لتعليق الموظفين، أو توقيع الرؤساء.

 

عناصر نموذج إنذار موظف

يحتوي نموذج إنذار الموظف على مجموعة من العناصر الواضحة هي: –

• عنوان يوضح أن هذه الصيغة دالة على نموذج إنذار لموظف مثل “انذار رسمي”، “إنذار غياب”، “انذار مخالفة سلوك أو لوائح”، “انذار أداء ضعيف”.
• المعلومات الشخصية المتعلقة بالموظف وتتمثل في (أسم الموظف، ومنصبه الوظيفي، والقسم الذي يعمل فيه).
• تحديد تاريخ إصدار الإنذار.
• تحديد الفترة التي يجب فيها اتخاذ الإجراءات التصحيحية لتلاشي ما جاء في الإنذار.
• توضيح سبب الإنذار وشرح السبب بأسلوب بسيط ومهذب، وفي المقابل توضيح القواعد والسياسات التي تمت مخالفتها.
• توضيح التحسينات المتوقعة والإجراءات المطلوبة بعد هذا الإنذار.
• التحذير من العواقب المترتبة على عدم الاكتراث بالإنذار مثل العقوبات التأديبية أو الخصم المادي أو فقدان الوظيفة.
• توقيع المسؤول الذي أصدر الإنذار.
• توقيع الموظف بالرفض أو الموافقة بعد استلام الإنذار.

 

أنواع نماذج انذار الموظفين

يوجد أنواع مختلفة من إنذارات العمل في ضوء إدارة الموارد البشرية ومن أشهر نماذج انذار الموظفين: –

 

1/ الإنذار الشفهي

ويكون عبارة عن محادثة شفوية بين المدير المسؤول والموظف لتوضيح المشكلة أو السلوك غير المقبول، وكذلك توضيح التحسينات والتوقعات المطلوبة منه في الفترات القادمة، ويكون هذا الإنذار وديًا.

 

2/ الإنذار الخطي أو الرسمي

يتم توجيه الإنذار للموظف بشكل مكتوب في هيئة رسالة رسمية موثقة، تشمل المخالفات التي تم فعلها، والمطالب والتوقعات المحددة، وكذلك العواقب والإجراءات المتبعة في حال عدم تحسن الأداء أو السيطرة على المشكلة ذات الصلة بالإنذار.

 

3/ إنذار اشعار بالفصل أو الرفد

يأتي هذا النوع من إنذارات الموظفين، بعد تكرار الإنذارات في حالة عدم تحسن الأداء أو تعديل السلوك، وخلال هذه المراحل يتم توثيق الإنذارات وما تحتويه من مخالفات وإجراءات وما ترتب عليها من عدم التزام بالتصحيحات المطلوبة، هنا يأتي انذار الاشعار بالفصل كخطوة نهائية قبل اتخاذ هذا القرار، وفيه يتم توضيح عدم تحسن السلوك أو حل المشكلة بالرغم من اتخاذ الإجراءات بشكل متسلسل، ويتم تحديد الإجراءات النهائية والعواقب.

 

الحالات التي يتم فيها توجيه إنذار للموظف

إليك الحالات التي يتم توجيه نموذج إنذار للموظف فيها:-

• إهمال الواجبات والمسؤوليات المطلوبة.
• يتم إنذار الموظف في حالة رفضه لاتباع تعليمات الرؤساء المباشرين أو أصحاب العمل، ويسقط الإنذار إذا كانت هذه التعليمات مخالفة للقانون أو تسبب بشأنها ضرر صحي له وسلامته.
• ارتكاب سلوكيات أو أفعال غير مقبولة في مكان العمل.
• تقديم مستندات أو تقارير أو سجلات مزورة لها علاقة بالعمل.
• إتلاف ممتلكات الشركة أو المشاركة في اتلافها.
• الإساءة لموظف أخر أو عميل.
• الغياب والتأخير المُتكرر، وأخذ فترات من الراحة الطويلة خلال ساعات العمل.
• التدخين في الأماكن المحظورة.
• الأداء الوظيفي غير المرضي أو الإهمال في العمل، واتخاذ قرارات فردية متعلقة بالعمل دون الرجوع إلى الشخص المعني.
• المشاركة في النشاطات الخارجية غير المصرح بها خلال ساعات العمل.
• انتهاك قوانين السلامة والصحة المهنية.

 

متى يكون الإنذار الأول؟

توقيت إصدار الإنذار الأول يعتمد على سياسة المؤسسة ولوائحها الداخلية، وعادة يكون الإنذار الأول شفهيًا كنوع من أنواع التحذير للموظف على أنه لديه خطأ ما يجب تداركه في أسرع وقت، وإذا لم يتحسن الموظف بعد تلقي الإنذار الأول تتخذ المؤسسة إجراءات أكثر صرامة مثل إصدار إنذار كتابي وآخر رسمي قبل اللجوء للإجراءات القانونية والتأديبية.

 

هل الإنذار يعتبر جزاء؟

نعم يُصنف الإنذار ضمن العقوبات أو الجزاءات التأديبية التي تشمل (الخصم من الأجر، والوقف عن العمل، وتأجيل الترقيات، وخفض المستوى الوظيفي إلى مستوى أدنى، أو الفصل من الخدمة).

 

هل يجب رد الموظف على الانذار؟

نعم يجب أن يكون هناك رد كتابي من الموظف على نموذج الإنذار، ويكون هذا الرد على هيئة توقيع، ويجب الاطلاع على سياسات وإجراءات المؤسسة واتباع التوجيهات المعمول بها لتقديم الرد المناسب، ويعبر هذا الرد عن:-

• اعتراف الموظف بالإنذار وسبب المشكلة.
• توضيح وجهة نظره بشأن السلوكيات أو الخطأ التي أدى إلى إصدار الإنذار، ويجب أن يكون التوضيح منطقي ومقنع.
• الالتزام بتحقيق التحسينات المطلوبة في الإنذار والامتثال للوائح والسياسات الداخلية للمنظمة.

 

هل يجب أن يكون رد الموظف مكتوبًا أم يمكن أن يكون شفهيًا؟

في بعض الحالات يتطلب أن يكون الرد على نموذج إنذار الموظف رسميًا لتوثيق الإجراء ووجهة نظر الموظف على الإنذار، وأحيانًا يكون الرد شفهيًا في اجتماع بين الموظف ومديره المباشر.

 

كيف يتم إبلاغ الموظف بالإنذار؟

يتم إبلاغ الموظف بالإنذار من خلال إحدى الوسيلتين: –

1. مقابلة شخصية معه.
2. إرسال نموذج الإنذار في رسالة رسمية عبر البريد الإلكتروني.

 

ما الفرق بين التنبيه والإنذار؟

عادة يكون التنبيه تحذير غير رسمي ولا يأخذ نفس مستوى الجدية أو الرسمية الذي يكون في نموذج إنذار الموظف، ويهدف التنبيه إلى إعطاء الموظف فرصة لتحسين أدائه قبل اتخاذ أي إجراءات أكثر صرامة، أما الإنذار فهو تحذير رسمي يتم توثيقه وتوضيح العواقب المحتملة في حالة عدم السيطرة على الخطأ محل المشكلة.

 

هل يحق للموظف تقديم اعتراض على انذار؟

نعم في العديد من أنظمة وقوانين العمل يحق للموظف تقديم اعتراض على الإنذار الذي يتلقاه، ولكن من خلال اتباع السياسات والإجراءات الرسمية ومنها: –

• قراءة سياسات المنظمة جيدًا في حالة تقديم اعتراض على نموذج إنذار الموظف.
• الالتزام بالمدة الزمنية التي يجب تقديم الاعتراض خلالها.
• تطبيق الإجراءات المطلوبة لتقديم الاعتراض مثل (إرسال رسالة رسمية إلى الشخص المسؤول، أو مليء النموذج المختص بالاعتراض على إنذار الموظف، تقديم الأدلة والوثائق التي تدعم اعتراض الموظف على نموذج الإنذار).

 

متى يحق للموظف الاعتراض على الإنذار؟

يحق للموظف الاعتراض على نموذج الإنذار خلال الحالات الآتية: –

• بعد تلقي الإنذار خلال فترة الاستجواب.
• قبل مغادرة العمل في حالة الإنذار بالفصل أو الرفد.

 

الخطوات المتبعة في حالة رفض الموظف للإنذار

تتخذ إدارة الموارد البشرية أو الجهة المعنية بعض الإجراءات في حالة رفض الموظف للإنذار وهي: –

• دراسة الأسباب المذكورة من قبل الموظف لرفض الإنذار.
• التحقق من المبررات والأدلة والوثائق المُقدمة.
• التراجع عن الإنذار إذا كانت الأدلة كافية، أو الإصرار عن عدم إسقاطه.
• الإحالة على جهة قضائية خارجية إذا لم يتم التوصل إلى تسوية داخلية.

 

كم مدة الانذار؟

• يتم إنذار الموظف كتابيًا بعد الغياب 10 أيام متصلة دون تقديم سبب أو مبرر واضح لهذا الغياب.
• إنذار الموظف قبل شهر من إنهاء عقد العمل الخاص به.

 

العلاقة بين نموذج الإنذار والإنذار الشفهي

نموذج الإنذار والإنذار الشفهي كلاهما وسيلتين لمعالجة المشكلات المتعلقة بأداء الموظفين وسلوكياتهم، ولكن بينهما عدة فروق هي: –

 

• الشكل :- يكون نموذج الإنذار وثيقة رسمية مكتوبة، تحتوي على تفاصيل مُحددة ومُصاغة بشكل رسمي بالمشكلة والإجراءات المطلوبة والعقوبات المحتملة، أما النموذج الشفهي يكون محادثة شخصية لا يتم توثيقها مثل النموذج.
• الوقت :- نموذج الإنذار يوجه عادة بمدة زمنية محددة لتعديل المشكلة أو الخطأ محل الخلاف، أما النموذج الشفهي لا يكون محدد بوقت.
• التأثير :- نموذج الإنذار يكون له تأثير في سجل الموظف لأنه يُسجل فيه، وأحيانًا يكون له تأثير قانوني، أما الإنذار الشفهي فكونه انذار غير رسمي يكون تأثيراته أو عقوباته المُحتملة أقل.

 

نماذج إنذار موظف جاهزه للتحميل

فيما يلي صياغات جاهزة للتحميل لنموذج إنذار الموظف في الحالات المختلفة:-

1. نموذج انذار موظف بشأن السلوك الغير لائق
2. نموذج انذار موظف بشأن الإهمال الوظيفي
3. نموذج انذار موظف للتأخير
4. نموذج انذا موظف للغياب المتكرر

 

ختامًا، يحقق التطبيق الصحيح لنموذج إنذار الموظف تأثير إيجابي على الموظفين والمؤسسة ككل، ويوفر فرص للالتزام بـ لوائح المؤسسة وتطوير المهارات الشخصية والعملية، فـ نموذج إنذار الموظف ليس أداه للتوبيخ أو المحاسبة كما يعتقد الكثيرون، بل أليه للنمو والتطور والتوجيه بما يساعد على تحقيق الأهداف المرجوة، كما أنه غاية لبناء فريق عمل قوي.