أحد أهم مهام إدارة الموارد البشرية في أي شركة هو التأكد من جودة أداء الموظفين. حيث غالبًا ما يصبح تقييم الأداء الوظيفي مسؤولية أخصائي الموارد البشرية أو المدير في حالة صغر حجم الشركة وتكونها من عشرة أفراد فأقل. كيف تعرف أن موظفيك يؤدون المهام كما ينبغي؟ وهل إنتاجيتهم تتناسب مع أهداف الشركة؟ وما المؤشرات التي تؤكد التزام الموظفين بالتعليمات الخاصة بتنفيذ كل مهمة؟ وهل معايير التقييم تطبق على جميع الأقسام؟ أم أن كل قسم ينبغي أن يكون له معاييره الخاصة؟ بقراءتك للمقال ستتعرف على كيفية إعداد نموذج تقييم الأداء للموظفين في شركتك وتحدد مَن منهم يستحق علاوة ومَن يحصل على مميزات أقل.
ما هو نموذج تقييم الأداء الوظيفي؟
نموذج تقييم الأداء الوظيفي هو مستند رقمي أو ورقي تعده كمدير أو أخصائي موارد بشرية لكل موظف لمراجعة أداءه خلال فترة زمنية محددة. حيث هو يتكون من مؤشرات أداء رئيسية تعبر عن الفترة المستهدفة. يحفظ النموذج في ملف خاص بالموظف، ويمكن الرجوع إليه ومقارنته بنماذج تقييم سابقة أو لاحقة بأي وقت طوال فترة توظيفه.
عناصر نموذج تقييم الأداء الوظيفي
يتكون نموذج تقييم الأداء الوظيفي من نوعين من مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs، كفاءات Competencies وأخرى مهارات Skills. الفرق بين المفهومين يظهر كما يلي:
- الكفاءات Competencies: هي معرفة وسلوكيات تسعى الشركة إلى توافرها في جميع أفراد الشركة بغض النظر عن المسمى الوظيفي وطبيعة دورهم المؤسسي ومسؤولياته. يقيسها نموذج تقييم الأداء الوظيفي ليتأكد من مدى توافق الموظف مع الإطار العملي الذي تريد الشركة أن تحققه. قد تكون الكفاءة هي الالتزام بالمواعيد، روح المبادرة، الإيجابية، التواصل الفعال، المرونة، وغيرها.
- المهارات Skills: هي قدرات متخصصة قد توجد في وظيفة ما ولا تجدها في وظيفة أخرى. تعد هذه المهارات العامل الرئيسي لخصوصية كل مهنة واختلافها عن بقية المهن. فيقيس النموذج هذه المهارات ليتعرف على قدرات الموظف في مجاله وأي المهارات تميزه وأيٍ منها يحتاج إلى تطوير. قد تكون المهارة هي البرمجة أو تحليل البيانات أو الرسم الجرافيكي وغيرها.
شروط نموذج تقييم الأداء الوظيفي الخمسة
للنموذج شروط ينبغي أن تكون متوفرة به لتتحقق الفائدة الكاملة للشركة والموظف وهي كالتالي:
- شمولية النموذج: نموذج التقييم الأداء الوظيفي ينبغي أن يغطي جميع العناصر الجوهرية والجانبية والتي يحتاجها الموظف في تنفيذ مهامه. إلمام النموذج بجميع التفاصيل يقلل من الحاجة إلى التحديث أو إضافة خانات جديدة به.
- النموذج قابل للمقارنة: حتى تستطيع أن تتابع تطور الموظف، ينبغي أن تكون المعايير التي يشملها النموذج قابلة للمقارنة من فترة إلى أخرى. بذلك يمكنك تحديد نقاط ضعف الموظف وإن كان اتبع الإرشادات والتوصيات التي تساعده للتحسين.
- مؤشرات النموذج قابلة للقياس: ينبغي أن تكون المعايير المتضمنة في نموذج التقييم عبارة عن مؤشرات أداء رئيسية KPIs قابلة للقياس ويمكن متابعة تطورها أو انحدارها.
- ارتباط النموذج بأهداف الشركة: ينبغي أن يعبر نموذج تقييم الأداء عن أهداف الشركة، فيكون متوافق مع الاحتياجات التي تسعى إليه على المدى القصير أو البعيد. على سبيل المثال، إذا كانت الشركة تسعى إلى تحقيق نسبة 95% تواصل إيجابي، ينبغي أن يقيس النموذج التواصل.
- خدمة النموذج لأهداف الموظف: لا يهتم النموذج بأهداف الشركة واجبة التحقيق فقط، بل يحدد أيضًا أهداف الموظف ومدى اقترابه من تحقيق هذه الأهداف. فمثلًا، إذا كان الموظف يسعى إلى منصب قيادي، ينبغي أن يقيس النموذج هذه المهارة.
أنواع نماذج تقييم الأداء الوظيفي
توجد العديد من أساليب تصنيف نماذج تقييم الأداء الوظيفي، حيث يمكن تصنيف النموذج حسب المدة، وحسب مصدر التقييم، وأنواعها كما يلي:
1- نموذج تقييم الأداء الوظيفي حسب المدة الزمنية
يتم تصنيف نموذج تقييم الأداء الوظيفي على حسب المدد الزمنية فتكون هي عامل الاختلاف الوحيد. فتجد النماذج كما يلي:
- نموذج تقييم الأداء الوظيفي السنوي: يتناول هذا النموذج الكفاءات والمهارات والإنجازات التي حققها الموظف خلال السنة. فيتضمن هذا التقييم جميع الملاحظات التي وصلت إلى الموظف خلال السنة، ومدى تفاعله معها. هذا النموذج رغم شموليته، إلا أنه يفتقد إلى الدقة في حالة الاعتماد عليه بشكل كلي. يتناسب هذا النموذج مع الشركات الصغيرة.
- نموذج تقييم الأداء الوظيفي النصف سنوي: هو نموذج تعده كل ستة أشهر. هو أكثر دقة بالمقارنة بالنموذج السنوي، فيشمل تفاصيل أكثر. يتم تطبيق هذا النموذج في حالة الشركات المتوسطة.
- نموذج تقييم الأداء الوظيفي الربع سنوي: لتحقيق متابعة أفضل للموظفين، تلجأ الشركات والمؤسسات الضخمة إلى التقييمات الربع السنوية، وذلك لأن خطط عملها تشمل أهداف ينبغي تحقيقها كل ثلاثة أشهر، لهذا تحتاج إلى مراجعة الأداء بعد مرور هذه المدة للتأكد من توافقه وتحقيقه للأهداف المطلوبة.
- نموذج تقييم الأداء الوظيفي 30-60-90: هو نموذج خاص يتم تطبيقه في حالة الموظفين الجدد والذين تمتد فترة إعدادهم ثلاثة أشهر. لهذا يعد هذا النموذج إشارة إلى مدى فاعلية أداء الموظف الجديد ويحدد نقاط ضعفه وتميزه بناءً على الملاحظة وجودة المهام التي سلَّمها خلال هذه الفترة.
ملحوظة: في كثير من الأحيان، تحتاج الشركات إلى إجراء نموذج تقييم أداء الموظف شهريًا، لارتباطه براتب متغير يضاف إلى الراتب الثابت. يحصل الموظف على الراتب المتغير كاملًا ما لم ينخفض أداؤه عن حد معين. في حالة أن الأداء أقل من هذا الحد، يتغير المبلغ المخصوم بناءً على التقييم الكلي.
2- نموذج تقييم الأداء الوظيفي حسب مصدر التقييم
هذا التصنيف يعتمد على المصدر الذي تعتمد عليه في ملء النموذج الخاص بتقييم أداء الموظف، وأنواعه كالتالي:
- نموذج تقييم الذاتي: يُقدَم هذا النموذج إلى الموظف موضع التقييم ليملأه بما يراه معبرًا عن ذاته. أخصائيو الموارد البشرية لا يعتمدون على هذال النموذج بشكل كامل عند تقييم الموظف، ويلجأون إلى تقييمات أخرى إلى جانبه. رغم ذلك، هو يساعد الموظفين على تنمية مهارة الوعي بالذات، فلا يعتمد الموظف على توجيهات خارجية ولكنه يقيم نفسه بنفسه ويحدد الأنشطة والسلوكيات التي يحتاجها للتطوير.
- نموذج تقييم الزملاء: يُقدَم هذا النموذج إلى الزملاء في الفريق الواحد، ليعبر فيه كلٌ منهم عن رأيه وتقييمه في زملائه الآخرين فرادى. يقيس هذا النموذج كفاءة تعاملات الموظف المزدوجة مع زملائه من وجهة نظرهم. هل تواصله إيجابي بشكل كافي أم لا؟ هل يتعاون مع أفراد الفريق؟ هل يطلب المساعدة؟ هل يشارك ما لديه من معرفة أو معلومات؟ هل ينشر روح التفاؤل؟
- نموذج تقييم الفريق: يُقدَم هذا النموذج إلى الفرق لتقييم عملها ككل. هو نوع من التقييم الذاتي الجمعي، والذي يظهر فيه كل فرد رأيه في الفريق وأهم السلبيات التي تضمنت العمل الجماعي وأهم الإيجابيات التي كانت بارزة خلال المشروع بين أعضاء الفريق. هذا النموذج ينظر إلى الصورة الكبيرة للفريق ولا يركز على كل فرد.
- نموذج تقييم المدير: يُرسَل هذا إلى المدير ليقيِّم بشكل مباشر مرؤوسيه. فبناءً على التعاملات اليومية، يدرك المدير صفات كل موظف وسلوكياته. هو النموذج الشائع بين الأوساط المؤسسية وخاصة في حالة صغر حجم القسم وتعامل المدير بكثافة مع الموظفين بانتظام.
- نموذج تقييم 360: النموذج الشامل وهو يجعل الموظف في المركز، ويجمع المعلومات حول أداءه من جميع الاتجاهات والمصادر في شكل 360 درجة. لهذا يعتبره البعض نموذج مجمع لكل أنواع نماذج التقييم سابقة الذكر.
تذكر أنه يمكن للنموذج الواحد أن يجمع بين تصنيفين، فمثلًا نموذج تقييم ذاتي ربع سنوي أو نموذج 360 سنوي وغيرها.
كيفية قياس المعايير في نموذج تقييم الأداء الوظيفي
للوصول إلى قيمة تعبر عن أداء الموظف خلال الفترة المحددة، ينبغي أن يتم التعبير عن المؤشرات الرئيسية بقيم. يوجد أكثر من نظام للقياس، وهي كالتالي:
1- القياس الثلاثي
هو قياس رقمي، تكون فيه الأرقام 1، 2،3 معبرة عن تقييم. مثلًا، 1: سيء – 2: متوسط – 3: جيد. هذا التقييم به عيبان. العيب الأول هو قلة الخيارات المتاحة، والعيب الثاني هو وجود خيار وسطي، فالخيارات الحيادية غالبًا ما يميل إليها العقل البشري، فيصبح التقييم بالنهاية غير معبر عن الواقع.
2- القياس الرباعي
هذا القياس يتلافى عيبين القياس الثلاثي. فلا يوجد خيار حيادي بهذه الحالة، كما أن خيارات التقييم عددها أكبر، فيمكن الحصول على تقييم أدق. مثلًا، 1: غير مُرضٍ – 2: يحتاج إلى تحسين – 3: متوافق مع التوقعات – 4: تخطى التوقعات.
3- القياس الخماسي
قياس آخر يوفر عدد أكبر من الخيارات، إلا أنه يقع في مشكلة الخيار الحيادي. يمكن عرض القياس بهذا الشكل:
- غير مقبول
- يحتاج إلى تحسين
- مقبول
- جيد
- ممتاز
أفضل 3 نماذج لتقييم الأداء الوظيفي
في هذا القسم نقدم لك أفضل 5 نماذج تقييم أداء وظيفي من مختلف الأنواع التي تناولها خلال المقال لتستطيع تحميل النموذج الأنسب لطبيعة عملك واحتياجات شركتك، وهي كالتالي:
1- نموذج ذاتي لتقييم الأداء الوظيفي وورد
هذا النموذج يتناول أهم الكفاءات التي تحتاجها أي شركة، ويمكنك إضافة المهارات اللازمة حسب المسمى الوظيفي للفرد.
2- نموذج تقييم المدير لأداء الموظف وورد
يتناول النموذج أهم العناصر التي يراجعها المدير لمرؤوسيه. وفرنا نسخة وورد ليسهل تعديلها والتعامل مع أية مهارات أو كفاءات إضافية.
3- نموذج تقييم أداء الموظف إكسل
يتناول نموذج تقييم المدير لأداء الموظف إكسل. وفرنا إكسل يمكنك أن تضيف إليها المهارات والكفاءات الهامة لدى شركتك، لتجد إجمالي القيم في نهاية الجدول.
ما بعد نموذج تقييم الأداء الوظيفي
بعد أن تستخدم نموذج تقييم الأداء الوظيفي المناسب، يمكنك أن تضيف إلى إليه بعض النصائح والإرشادات التي يمكن للموظف استخدامها لتحسين مستواه من ناحية المهارات والكفاءات. كما يمكنك أن تعقد مع الموظف اجتماع خاص 1:1 meeting لتستمع إلى تعليقاته على التقييم وتوضح له جميع النقاط التي تحتاج إلى مزيد من الاهتمام من ناحيته.