البحث عن المرشح المناسب لملء وظيفة ما يحتاج بعض الوقت. فعملية التوظيف ليست مجرد مقابلة شخصية أو مراجعة سيرة ذاتية فقط، هي مجموعة من العمليات المتكاملة التي تحتاج إلى ميزان حساس لقياس مهارات وقدرات المرشح وبنفس الوقت التأكد من توافقه مع ثقافة الشركة التنظيمية. فإذا كنت مقبل على توظيف أفراد من نفس القسم أو أقسام مختلفة، فأنت تحتاج إلى معرفة معايير اختيار الموظف الجديد لتضمن كفاءة الانتقاء والتصفية.
ما مفهوم معايير اختيار الموظف الجديد؟
مفهوم معايير اختيار موظف جديد هو مجموعة من الخصائص ينبغي توافرها في عملية التوظيف لتتلائم مع الشركة وسياساتها. تتضمن هذه المعايير أنشطة خاصة ينفذها متخصصو التوظيف بمعدلات محددة. كذلك تشمل قياس مهارات شخصية عامة ينبغي توافرها في جميع موظفي الشركة وتكون جزءً من صناعة قرار قبول المرشح أو رفضه.
تعرف ايضا علي :- ما هو الولاء الوظيفي؟
ما هي معايير اختيار الموظف الجديد؟
المؤهلات والخبرات والمهارات هي أساس اختيار الموظف. اكتشاف هذه المعلومات يتبع بعض المعايير. قد تتغير معايير اختيار الموظف الجديد بالإضافة أو النقص حسب الوظيفة الشاغرة. رغم هذا توجد معايير مشتركة ينبغي الرجوع إليها بغض النظر عن مجال عمل الشركة أو نوع الوظيفة الخالية وتجدها كالتالي:
1- حدد الوظيفة الخالية والسبب لاحتياج ملؤها
الوظائف الخالية لا تصنع إلا لسبب. ينبغي أن تحدد المشاكل أو المخاط التي تواجهها الشركة حاليًا ولن تُحل إلا بوجود فرد يؤدي مهام هذه الوظيفة. كما ينبغي أن تحدد موقع هذه المخاطر أو المشكلات، هل هي عاجلة أم غير عاجلة؟ هل تأثيرها السلبي كبير أم منخفض؟ من ناحية أخرى، ما المدة المتوقع خلالها من الموظف أن يحقق نتائج فعالة أو يقدم حلول؟ بعد مناقشة هذه الأسئلة مع الإدارة وعلاقة الإجابات مع نمو الشركة، تنتهي إلى استكمال عملية التوظيف أو تأجيل المشروع إلى وقت أنسب.
2- ضع خطة توظيف متكاملة
تعيين وضع الموظف الجديد من الشركة وأهدافها وخططها الحالية والمستقبلية له تأثير على عدة عناصر في التوظيف من الخبرة المطلوبة إلى شكل الأسئلة التي ستوجه إلى المرشح خلال المقابلة الشخصية. عند تحديدك لخطوات التوظيف، ينبغي أن تُشرِك العناصر المؤثرة في صناعة قرار القبول أو الرفض في النهاية. فالمديرون أو رؤساء الأقسام أو المشرفون غالبًا ما يكون لديهم نظرة خاصة تؤخذ في الاعتبار أثناء تخطيط عملية التوظيف. هذا المعيار يضع الخطوط العريضة وأهم مواصفات المعايير التي تليه.
3- اكتب الوصف الوظيفي بدقة
الوصف الوظيفي هو دليل يرشد الباحثين عن عمل إلى مدى توافق قدراتهم ومؤهلاتهم مع الوظيفة الشاغرة، فيشجعهم على التقديم أو تجاهل الإعلان الوظيفي. اكتب الوصف الوظيفي بما يتناسب مع أهداف الشركة، وضِّح أهم النتائج المنتظرة منه، وحدد المهارات التي ينبغي توافرها في المرشح والمؤهلات التي لا يمكن التغاضي عنها. الوصف الوظيفي هو رسم تخيلي للفرد المتوقع انضمامه إلى فريق العمل.
4- اعلن عن الوظيفة داخل الشركة قبل خارجها
يعد إحالة الموظفين أحد الأساليب التي تترك أثرًا جيدًا داخل شركتك. فيرى الموظفون الحاليون أن الإدارة تثق في ترشيحاتهم وتجعل الأفراد ممن يوصون بهم ضمن عملية التصفية والاختيار. فهو أحد طرق اختيار الموظفين التي تجعل الجميع رابحون، حيث يبادل الموظفون الثقة بثقة، ويوفرون بيانات مرشحين يُعتد بهم كأفراد مؤهلين. في هذه الخطوة، حدد الشروط التي ينبغي تواجدها في المرشح الذي يوفره الموظفون.
5- ابدأ في الإعلان على المنصات المهنية والوظيفية المناسبة
أين ستجد أغلب المرشحين؟ سؤال هام إجابته تعتمد على المسمى الوظيفي المطلوب والمسؤوليات المتعلقة به. كما أن الموقع الجغرافي عنصر هام في تحديد المنصة التي ستنشر بها الإعلان على الوظيفة. فتوجد منصات وظيفية تهتم بالوظائف الإبداعية وأخرى تهتم بمطوري الويب والتطبيقات وغيرها من المنصات.
بعد تحديد المنصة التي يجتمع بها أغلب المرشحون المؤهلون، ينبغي أن تحدد الطريقة المناسبة للتواصل. هل ستبدأ التواصل من جهتك مع المرشحين من أصحاب الملفات الشخصية المتوافقة مع الوظيفة؟ أم ستنشر إعلان وتنتظر أن يتقدم مرشح مؤهل؟ قد تلجأ إلى أسلوب واحد أو الأسلوبين معًا، حسب طبيعة سوق العمل الخاص بالوظيفة.
6- حدد الكلمات المفتاحية المعبرة عن الموظف الجديد
بعد أن يتقدم المرشحون، جاء وقت تصفية نماذج التقديم لتتواصل مع المرشح المؤهل. قد تحتاج إلى استخدام نظام تتبع متقدمين فعَال يرشدك إلى أهم الأفراد التي تتوافق مواصفاتهم مع احتياجات العمل. بتحديد أهم الكلمات المفتاحية التي تعبر عن الوظيفة يصبح من السهل معرفة المرشحين المنضمين إلى القائمة الطويلة للوظيفة. في حالة عدم استخدام هذا النظام، يمكنك مراجعة طلبات التقديم يدويًا مع مراعاة احتياجات الوظيفة.
7- حدد الهدف من الاتصال الهاتفي بالمرشح
قبل أن تجري الاتصال الهاتفي بالمرشحين المتواجدين في القائمة الطويلة، ينبغي أن تحدد العناصر التي تنتظر أن تسمعها خلال المكالمة. هذه العناصر قد تكون قدرات إضافية أو خبرات محددة أو مؤهلات متقدمة تنتظر أن يذكرها عنها المرشح خلال حديثه عن نفسه.
8- اعرف الإجابات المنتظرة في المقابلات الشخصية
بعد تصفية المرشحين والوصول إلى قائمة متوسطة أو قصيرة، حان وقت تحديد الإجابات المتوقعة من المرشحين بناءً على ما تناولوه في المكالمات الهاتفية. يعتمد معيار اختيار الموظف في هذه الحالة على كيفية عرضه للإجابة. هل يجيب إجابات مقتضبة بنعم أم لا؟ أم يتناول كل إجابة متبعًا أسلوب STAR فيحكي الموقف الذي يدعم إجابته ويذكر التفاصيل الهامة التي تخص المهمة وكيف تعامل معها والنتائج التي حققها في النهاية. كما ينبغي أن تحدد طريقة تنفيذ المقابلة، سواء بمقر الشركة أم من خلال نصة افتراضية. كما يمكن أيضًا تحديد الأفراد من المديرين والمشرفين الذين يفضل تواجدهم خلال المقابلة.
ما أهمية معايير اختيار الموظف؟
تحديد معايير اختيار الموظف الجديد يساعد شركتك على عدة مستويات، منها المستوى الخاص الذي يشمل الوظيفة الشاغرة نفسها، ومنها المستوى العام والذي يفيد العمل المؤسسي ككل. يمكن اختصار فوائد المعايير كالتالي:
1- تؤدي إلى نتائج توظيف متقاربة
تطبيق طريقة واحدة لاختيار الموظفين يؤدي إلى الحصول على نتائج متقاربة. بمعنى آخر، ستجد أن أداء الموظفين في المستوى المطلوب. كما أن آراء المديرين عن كل موظف جديد ستأخذ اتجاه محدد. كذلك درجة اندماج الموظف الجديد مع العمل ستظهر بمعدلات متقاربة.
2- توجه إلى اتخاذ قرار التوظيف السليم
معايير التوظيف قد ترشدك كأخصائي توظيف أو كصاحب عمل إلى القرارت السليمة التي ينبغي اتخاذها بخصوص الوظيفة الشاغرة. بناءً على هذه المعايير، قد خيار الترقية سيكون أنسب لتوافر متطلبات الوظيفة بأحد الأفراد العاملين بالشركة.
3- تحدد التوقعات المنتظرة من كل وظيفة خالية
توظيف مرشحين غير مؤهلين كفاية، تنقصهم خبرة أو معرفة يؤدي إلى تكاليف باهظة على شركتك. لهذا معايير التوظيف ترسم الخطوط العريضة للمرشح المؤهل بناء على سوق العمل ومتطلبات الشركة. ينتج عن هذا تحديد توقعات للموظف دون مبالغة أو سوء تقدير.
4- تُعرِّفك الخطوة التالية من عملية التوظيف
بالرجوع لهذه المعايير، يسهل لك تعيين الخطوة القادمة والتي تحتاجها لاختيار الموظف الجديد الملائم. حيث أن المعايير تخبرك بما ينقص عملية التوظيف والمشكلات التي ينبغي التعامل معها أو العقبات التي تواجه القرار. بناءً عليه، يمكنك معرفة الإجراء السليم.
5- تحدد المهارات التي تهم الشركة
الشركة عبارة عن موظفيها. بوضع معايير التوظيف، يمكنك تحديد الشكل الذي تريد أن تظهر الشركة عليه. فقد تكون طرق اختيار الموظفين مختلفة، إلا أن ما يوجد ما هو مشترك بين المهارات والمواصفات التي تبحث عنها شركتك. هل الولاء أهم عنصر؟ هل الملائمة مع الثقافة السائدة؟ أم الإبداع هي السمة الأهم وينبغي توافرها بجميع الأفراد؟
كيف تحدد معايير الاختيار المناسبة مع شركتك؟
المعايير المناسبة لاختيار الموظف الجديد تتطلب اتباع خطوات ثابتة في كل عملية توظيف جديدة. رغم وجود معايير مشتركة إلا أنه توجد أيضًا ما لا يصلح للتطبيق في بعض الأحيان. ما يحدد إذا كان المعيار صالح للتطبيق أم لا هي الخطوات التالية:
1- راجع رؤية الشركة ومهمتها وأهدافها والثقافة التنظيمية
كل معيار يصبح جزء من عملية اختيار الموظف الجديد ينبغي أن يمر خلال نقطة فحص هامة وهي مدى توافق المعيار مع قِيَم الشركة والتي يمكن اختصارها في الرؤية والهدف والثقافة التنظيمية التي تشكلها.
2- ضع معايير صالحة لجميع الحالات داخل شركتك
هل تبحث عن فريق يؤمن بالعمل الجماعي؟ أم تبحث عن فريق مبدع ويبتكر كل جديد في مجاله؟ بناءً على الخطوة السابقة، سيتشكل مفهومك عن الموارد البشرية التي تحتاجها الشركة وستتعرف على السمات الأهم التي ينبغي توافرها في كل أفراد طاقم العمل.
3- حلِّل الوظيفة المطلوبة
تحليل الوظيفة الشاغرة يكون بداخل الشركة وخارجها. فتقيس تأثير هذه الوظيفة في السنوات السابقة، وبالإضافة إلى تأثيرها على مستقبل الشركات المنافسة في نفس المجال. بناءً عليه ستكتشف أهم الخبرات والمهارات والمؤهلات التي جعلت لهذه الوظيفة التأثير الأفضل في حالات مماثلة.
4- أنشئ إعلان ووصف وظيفي متكامل
يمكنك الآن ضم جميع معايير اختيار الموظف الجديد في وصف وظيفي واحد يتناول المهام الرئيسية التي على الفرد تنفيذها بالاعتماد على مهارات ومؤهلات تتماشى مع احتياجات الشركة.
الالتزام بهذه المعايير يجعلك على ثقة تامة بأن الموظف الجديد سيصبح عضو فعال في هذه الشركة، يساعد على نموها ويكون له دور في زيادة أرباحها.
اقرأ أيضًا :-