ما هو الوصف الوظيفي لأخصائي مكتب بريد؟

يعتبر مكتب البريد الوسيلة التي يتم من خلالها تداول الطرود والحوالات والرسائل بشكل مستمر، ولكن هل تساءلت عن الكواليس التي تدور وراء عملية إرسال واستقبال البريد؟ من هو المحور الأساسي الذي يلعب الدور الأهم في هذه الكواليس؟ تكمن الإجابة عن هذه التساؤلات في وظيفة اخصائي مكتب البريد، نعم فهو الشخص الذي يُلبي احتياجات العملاء من خلال ممارسة دوره الوظيفي في تقديم الخدمات البريدية بكفاءة ومهارة.

فإذا كنت تتمتع بشغف خدمة الأخرين، والتواصل مع أشخاص مختلفة الثقافات، وكذلك لديك المهارات والخبرات الكافية لتقديم المشورة والمساعدة فيما يتعلق بالبريد والشحن، فينبغي أن تتعرف على ما هو اخصائي مكتب بريد؟ و ما هي وظيفة اخصائي بريد، وأهم مهامه ومهاراته، وكذلك متوسط راتبه، كل هذا وتفاصيل أكثر نقدمها لك في مقالنا اليوم لمساعدتك للوصول إلى هدفك الوظيفي بسهولة.

 

 

ما هي وظيفة اخصائي مكتب بريد؟ معني اخصائي بريد

وظيفة أخصائي مكتب بريد هي واحدة من الوظائف الحيوية التي تتطلب القدرة الكاملة للعمل في بيئة البريد الديناميكية التي تتسم أجوائها العملية بالحركة والإيقاع السريع، وتعتمد آلية هذه الوظيفة على تعيين الأخصائيين في فروع مكاتب البريد بالمناطق الجغرافية المختلفة، وتوكيلهم بمجموعة من المهام المتعلقة بتقديم الخدمات البريدية مثل استقبال العملاء الذين يرغبون في إرسال أو استقبال الرسائل البريدية مختلفة الأغراض.

ومن ثم توجيههم بشأن الشروط المطلوبة والخيارات والخدمات المتاحة داخل مكتب البريد، ذلك كله بهدف إرسال الرسائل والطرود إلى وجهتها المطلوبة بأمان وفي الوقت المناسب، وهو ما يحقق في النهاية راحة العملاء وثقتهم بالمكاتب البريدية ورضاهم عن الخدمة المُقدمة.

ما هو الوصف الوظيفي لأخصائي مكتب بريد؟

يُعرف الوصف الوظيفي لإخصائي مكتب البريد بأنه الشخص الذي يمتلك مهارات تواصل استثنائية تُمكنه من التعامل مع العملاء في الوجهات والمواقع البريدية ، ويكون مسؤول عن تلبية العديد من المهام المطلوب إنجازها في أوقات ضيقة، لذلك لابد أن يمتلك قدر كافي من المرونة التي تُمكنه من العمل تحت ضغط خاصة في أوقات الذروة المتعلقة بأداء المهام المحددة بتواريخ وأيام معينة من قبل الجهات المسؤولة في الدولة مثل أيام تسليم المعاشات أو غيرها.

وتتفاوت طبيعة عمل أخصائي مكتب البريد حسب حجم المكتب وما إذا كان فرع رئيسي أو مكتب بريد فرعي (صغير)، وأحيانًا يُوكل اخصائي مكتب البريد بأداء بعض المهام العليا المتعلقة بإدارة مكتب البريد بأكمله، أو توجيه فريق العمل وإرشادهم للتعامل مع النماذج والطلبات المختلفة، وكذلك يكون مسؤول عن تسليم واستلام “العهدة المالية” للموظفين، كما أنه يقوم بإعداد التقارير الهامة والإحصائيات المتعلقة بالمكتب البريدي، ذلك لضمان سير معاملات البريد والشحن بسلاسة وفعالية، وتوفير خدمة عالية الجودة لتلبية متطلبات العملاء.

 

اقرا ايضا :- الوصف الوظيفي لمسؤل التحصيل 

 

مهام اخصائي مكتب بريد

• يقوم أخصائي مكتب البريد بمساعدة العملاء في عملية تعبئة النماذج والمستندات المطلوبة للحصول على الخدمات المختلفة: –
• شحن البريد السريع، وخدمات تتبع البريد، وإرسال الطرود بمختلف أنواعها مع إمكانية التتبع المستمر لحركة الطرد وتوصيله إلى أي مكان في العالم.
• تسليم الرسائل، واستلام المراسلات بين الأفراد والمؤسسات، وضمان وصولها إلى وجهتها المقصودة.
• يقدم أخصائي البريد خدمات الإعلانات المبوبة التي تسمح بها بعض المكاتب البريدية، وذلك من خلال إرسال الإعلانات والعروض التجارية على هيئة رسائل بريدية للوصول إلى جمهور أوسع.
• يوفر اخصائي البريد خدمة الحوالات البريدية للعملاء، وهي طريقة لتحويل الأموال من مكتب بريد إلى آخر.
• يتم تكليف أخصائي مكتب البريد بفرز الرسائل والطرود الواردة إلى المكتب البريدي.
• التعامل مع أنظمة الحاسوب واجادة استخدام لوحات البرامج المستخدمة في مكتب البريد أحد أهم مهام أخصائي مكتب البريد.
• التجاوب مع استفسارات ومشكلات العملاء بودية وتقديم حلول ذكية وسريعة.
• يكون اخصائي مكتب البريد مسؤول عن إدارة بعض المعاملات المالية بدقة مثل تحصيل رسوم الشحن أو الاستلام البريدي.
• إدارة المستندات والسجلات المتعلقة بالبريد الوارد والصادر، والحفاظ على دقة وسرية هذه السجلات.
• الالتزام بالسياسات والمعايير المهنية لمكاتب البريد.

 

 

المهارات اللازمة لوظيفة اخصائي بريد

• مهارة التواصل الفعالة التي تمكن أخصائي مكتب البريد من التعامل مع العملاء أو زملاء العمل.
• الثقة بالنفس أثناء التواصل مع العملاء، والتصرف بلباقة وتهذيب، واحترام العملاء وإظهار التقدير لمتطلباتهم.
• مهارة إدارة وتنظيم الوقت التي تمكن أخصائي مكتب البريد من إنجاز العديد من الطلبات والمهام في وقت واحد.
• القدرة على التفاوض مع العملاء في حالة وجود أي مشكلة أو حدوث خطأ، وإيجاد حلول مُرضية للجميع.
• المهارات الحسابية والقدرة على التعامل مع الأرقام المتعلقة بالمعاملات البريدية وخاصة المالية.
• القدرة على فهم طبيعة عمل النظام البريدي، وتحليل المعلومات الخاصة بالخدمات، والشحنات، والرسوم البريدية، وعناوين ووجهات الاستقبال أو الإرسال.
• مهارات الحاسوب التي تُمكن اخصائي مكتب البريد من استخدام برامج الكمبيوتر وتطبيقات وأنظمة البريد الإلكتروني.

 

المهارات الشخصية المطلوبة لاخصائي مكتب بريد

• النزاهة والمصداقية والتعامل بأمانه مع المعلومات السرية للعملاء.
• التركيز وسرعة البديهة والانتباه إلى أدق التفاصيل الخاصة بفحص الطرود والمستندات البريدية للتأكد من صحتها ومطابقتها للمعايير المطلوبة، وكذلك التفاصيل المتعلقة بالعناوين ومعلومات الشحنات.
• مهارة العمل الجماعي والقدرة على التعاون مع الزملاء لتحقيق الأهداف والخدمات البريدية المُرجوة.
• مهارات الصبر والتحمل التي تساعد اخصائي مكتب البريد على التعامل مع العملاء الصعبين.
• القدرة على التعلم المستمر لإكتساب ومواكبة كل ما هو جديد في مجال العمل البريدي وتكنولوجيا الاتصالات.

 

المؤهلات والدورات التدريبية المطلوبة

• لا تتطلب وظيفة اخصائي مكتب بريد الحصول على مؤهلات أكاديمية معقدة، ولكن أقل مستوي تعليمي مطلوب للعمل في هذه الوظيفة هو الحصول على شهادة الثانوية العامة، وكذلك يُمكن الالتحاق ببعض المعاهد التقنية أو الكليات في مجال التجارة، إدارة الأعمال، أو التخصصات العلمية المتعلقة بالخدمات اللوجستية.
• الاهتمام بتنمية اللغات سواء اللغة الأم أو اللغات الأجنبية الإضافية وأهمها الإنجليزية، حيث يستقبل ويتعامل اخصائي مكتب البريد مع العديد من الأشخاص القادمين من جهات مختلفة وأيضًا يتحدثون لغات متنوعة.
• الاشتراك في الدورات التدريبية المتعلقة بكيفية التعامل مع العملاء وتقديم الدعم اللازم لهم.
• الإنضمام إلى الدورات التدريبية الخاصة بتنمية مهارات وخبرات اخصائي مكتب البريد من حيث التعامل مع المعلومات والبيانات المتعلقة بالعناوين والشحنات والخدمات البريدية المتقدمة.
• حضور الدورات التدريبية الخاصة باللوجستيات وإدارة سلاسل التوريد، حيث تساعد مثل هذه الدورات على فهم عمليات الشحن والتوزيع، مما يساعد في النهاية على تحسين كفاءة العمل البريدي.
• الحصول على الدورات التدريبية المتعلقة بالتعرف على اللوائح والقوانين المحلية الخاصة بالعمل البريدي للمعاملات والنماذج المختلفة، ومن المهم أيضًا أن ينضم اخصائي مكتب البريد إلى الدورات المتعلقة بكيفية إدارة المخزون النقدي، والتي تساعده على التحكم في إدارة المعاملات البريدية المالية بكفاءة.
• الاهتمام بالدورات التدريبية التقنية والتي تساهم في تعلم اخصائي مكب البريد لكيفية الأجهزة الإلكترونية واللوحات والتطبيقات الرقية التي تسهل العمل البريدي وتزيد من دقته، ومن أبرز الأنظمة التقنية المستخدمة في صناعة البريد:-
• أنظمة البيانات الرقمية التي تحتوي على معلومات العناوين والوجهات البريدية.
• أجهزة الفحص والفرز الآلي المستخدمة في وتصنيف وتوزيع الرسائل البريدية الواردة والصادرة.
• برامج إدارة المخزون التي تساعد على تتبع وإدارة اللوازم المستخدمة في العمل البريدي وتضم الأوراق والأختام والطباعات.
• إجادة التعامل مع أنظمة الدفع والتسوية الإلكترونية لتلقي المدفوعات من العملاء وتسوية الحسابات، وتوفير الإيصالات والفواتير الرقمية.

 

يمكنك معرفه ايضا :- طريقة حساب نسبة التأمينات الاجتماعية

 

التدرج الوظيفي لأخصائي مكتب بريد

• أخصائي مكتب البريد.
• مشرف مكتب البريد.
• مدير مكتب البريد.
• رئيس منطقة البريد.
• مدير خدمة القطاع البريدي بالدولة.

 

مميزات وظيفة اخصائي بريد

• الاستقرار الوظيفي هو أهم مزايا مهنة أخصائي مكتب البريد، حيث تتوفر له فرص العمل في المنظمات والمكاتب البريدية الحكومية.
• سهولة الترقي الوظيفي لإخصائي مكتب البريد والوصول إلى مناصب إدارية أعلى، وبالتالي ارتفاع راتبه، وشعوره بالاستقرار المادي.
• تتيح وظيفة أخصائي مكتب البريد لصاحبها التواصل مع العديد من الأشخاص وبناء روابط وعلاقات قد تفيده في المستقبل.

 

عيوب وظيفة أخصائي مكتب بريد

• شعور اخصائي مكتب البريد بالملل والرتابة أحيانًا نتيجة قيامه يوميًا بالأعمال البريدية الروتينية، وهو ما يقلل من مشاعر الحماس في العمل.
• الشعور بالضغط خاصة في وقت الذروة واستقبال مكتب البريد لعملاء متعددين، ولكلاً منهم متطلباته التي يريد إنجازها في أسرع وقت.
• الشعور بالضغط النفسي أو العاطفي نتيجة مواجهة الشكاوى من العملاء.
• تحمل مسؤولية الأخطاء المتعلقة بالمهام البريدية وخاصة المعاملات المالية.
• مواجهة بعض التحديات التقنية المتعلقة بالتعامل مع الأنظمة التقنية واللوحات الرقمية لبرامج البريد الإلكترونية، وقد لا يجيد البعض هذه المهارة والخبرة.

 

الأسئلة المتوقعة في المقابلة للوظيفة

• ما هي خبراتك السابقة في العمل البريدي؟
• كيف تتعامل مع شكاوى العملاء، وكذلك العملاء العصبيين ممن يتحدثون بأسلوب غير لائق؟
• ما أصعب المواقف التي واجهتها حتى الآن خلال ممارسة عملك في قطاع البريد؟
• من وجهة نظرك ما أهم المهام التي يجب أن يقوم بها أخصائي مكتب البريد؟

 

ما الفرق بين اخصائي بريد واخصائي مكتب بريد

يعتبر كلاً من أخصائي البريد وأخصائي مكتب البريد من المسميات الوظيفية المُرتبطة بالعمل بالقطاع البريدي، إلا أنه هناك فرق بين الدور والهدف الوظيفي لكلاً منهما، فأخصائي البريد هو الشخص المسؤول بشكل مباشر عن العلميات والخدمات البريدية المتعلقة بفرز البريد وتغليفه وتسليمه للجهات المقصودة، وكذلك يتولى مسؤولية التعامل مع الطرود والرسائل البريدية المُستلمة.

ولا يقتصر عمل اخصائي البريد على العمل بمكاتب البريد فقط، بل أنه يمتد نطاق عمله إلى أقسام البريد في المؤسسات والمنظمات بمجالات الأعمال المُختلفة.

على الجانب الأخر يأخذ الدور الوظيفي لإخصائي مكتب البريد شكل إشرافي وإداري، فهو من يقوم بإدارة فريق اخصائيي البريد داخل الجهات البريدية، وتنظيم الإجراءات التنظيمية داخل المكتب والتواصل مع العملاء والرد على استفساراتهم وحل مشكلاتهم، ويقتصر عمل أخصائي مكتب البريد في المكاتب البريدية المتخصصة.

 

What is the job description of a Post Office Specialist?

The job description of a post office specialist is defined as a person with exceptional communication skills that enable him to deal with customers in the postal environment and responsible for meeting many of the tasks to be accomplished in tight times, It must therefore possess sufficient flexibility to operate under special pressure at peak times for the performance of tasks specified by specific dates and days by State officials such as pension delivery days or others.