وصولك إلى منصب إداري لن يعفيك من أسئلة المقابلة الشخصية عندما تقرر التقدم إلى فرصة عمل متاحة. قد تختلف عن طبيعة الأسئلة التي قابلتها مع بداية حياتك المهنية، ولكنها لا تزال بها روح التحدي وقد يصعب التعامل معها في حالة عدم معرفتك بها أو عدم التحضير الكافي لها. ما الحل؟
نوفر لك في هذا المقال أغلب الأسئلة التي قد واجهك أثناء المقابلة الشخصية لوظيفة إدارية ونقدم أفضل الأساليب لصياغة الرد الذي سيفهمه مختص التوظيف وبنفس الوقت يعبر بشفافية عن خبرتك المهنية مع الوظائف الإدارية. تابع المقال إلى النهاية لتضمن نجاحك في المقابلة الشخصية القادمة!
تنقّل بين محتويات مقالنا التالي
ما هي الأسئلة التي تطرح في المقابلة الشخصية لوظيفة إدارية؟
الأسئلة التي تطرح في المقابلة الشخصية لوظيفة إدارية تتمحور أغلبها حول ثلاثة عناصر يتأكد مختص التوظيف إذا كانت متوفرة لديك كقائد أم لا. وهي كالتالي:
- التواصل
- قيادة الفريق وإدارة الموارد
- التحليل وحل المشكلات
إذا كانت لديك نقطة ضعف واضحة بإحدى العناصر الثلاثة فقطعًا لن يتم قبولك في الوظيفة. لماذا تلك العناصر الثلاثة بالأخص؟
فالموظف الإداري ينبغي أن تكون رسالته واضحة يفهمها الفريق مما يؤدي إلى الاتفاق على هدف واحد دون وجود مجال لسوء الفهم. كما أن القائد يعرف كيف يحمس الفريق دائمًا بناءً على محفزات كل شخص، ويدير بحكمة ما لديه من موارد سواء كانت وقت أم مال أم أدوات دون إسراف أو تقتير. أما بالنسبة لكل مشكلة، فعلى الموظف الإداري معرفة التحديات التي تواجهه خلال العمل وتحديد مصدرها وكيف يتعامل معها بفاعلية. بعد تحليل المشكلة، يستطيع حلها وتوزيع المهام على الأفراد التي يمكنها التفاعل معها وأداء مهام تساهم في حلها.
أسئلة مقابلة شخصية لوظيفة إدارية وأجوبتها
في هذا القسم نتناول أهم الأسئلة التي يمكن أن تمر بها خلال المقابلة الشخصية لوظيفة إدارية متاحة بإحدى الشركات. كما أننا نناقش كيف يمكنك أن تصيغ إجابة كل سؤال بما يعبر عن تجربتك وبطريقة يسهل لمختص التوظيف فهمها. الأسئلة كالتالي:
1- احكِ لي عن مشروع أدرته وأثبتَّ جدارتك كقائد
كأي مشروع واقعي، ينبغي أن تذكره في الشكل التالي:
- الهدف من المشروع
- الأقسام المشاركة فيه مع تحديد العنصر الأهم إن وجد.
- تحديات المشروع وكيف تعاملت معها.
- الفرص التي توفرت في المشروع وكيفية استفادة الشركة منها تحت قيادتك.
- نتائج المشروع ووضح مدى تخطيها للتوقعات واذكر الأسباب التي توفرت وساهمت في تحقيق ذلك.
ينبغي أن تجيب عن هذا السؤال بذكر مشروع واقعي حديث تذكر تفاصيله وتظهر أحداثه بشفافية وتجدها في صالحك وتثبت أنك قائد على قدر عالٍ من المسؤولية.
2- كيف تصف أسلوبك في القيادة؟ / كيف يراك الآخرون كقائد؟
السؤال قد يبدو طلب لشكر في ذاتك. رغم هذا، ينبغي سرد رؤيتك لمدى جودة قيادتك من ناحية نقاط القوى أو نقاط الضعف. كما يمكنك الإجابة عن هذا السؤال من ناحيتين، ناحية توضح رؤية الخاصة لنقاط الضعف والقوة في قيادتك، وناحية أخرى تسرد رؤية الآخرين ورأيهم فيك. يفضل أن تكون الرؤيتان متفقتين، إن وجدت حالة اختلاف ينبغي ذكرها.
3- حدثني عن قرار كان من الصعب اتخاذه، كيف تعاملت معه؟
قبل أن تجيب عن هذا السؤال، وضِّح مفهومك عن القرارت الصعبة وإن كانت نوع واحد أم توجد أنواع عدة منها. القرارات الصعبة بالنسبة لك هل هي المكلفة؟ أم التي قد تسبب الضيق لبعض الموظفين؟ أم هي التي تخاطر بسمعة الشركة؟ احك موقف يتناول قرار اتخذته ورغم صعوبته وعدم الإجماع عليه إلا أنك نفذته وأثبت فاعليته وعاد بالنفع على العمل.
4- كيف تفوض المهام إلى الآخرين؟
حاول أن تظهر في إجابة هذا السؤال المعايير التي تتبعها لترى أهلية الموظف لأداء مهمة تقع ضمن مسؤولياتك. هل هي مهارات تقنية فقط أم ينبغي أن تتضمنها الأمانة والثقة؟ حاول أن تذكر موقف أثبت فيه التفويض فاعليته وقدرتك على تمرير المهام لأفراد ثقة.
5- كيف تنظم الأولويات بالنسبة لك والآخرين؟
أحد أهم الأسئلة في المقابلة الشخصية لوظيفة إدارية حيث يظهر مدى تقديرك للوقت ومحافظتك عليه. حاول أن تظهر أساسيات محافظتك على الوقت، هل تبدأ بالأمور الأكثر أهمية أم التي يسهل إنجازها بسرعة أم التي تعتمد عليها مهام أخرى؟ كما ينبغي أن توضح طريقة توزيعك للمهام على الآخرين، وبيِّن إن كنت تتبع نفس الأسلوب الذي تتبعه مع المهام الشخصية أم تتبع أسلوب آخر.
6- كيف تتعامل مع فريق متعدد الخلفيات الاجتماعية/الثقافية/العرقية؟
كل مكان عمل قد تجد به أشخاص من خلفيات اجتماعية أو ثقافية أو عرقية مختلفة، وكلما زادت عوامل الاختلاف، كان إدارة الأفراد أصعب. اذكر موقف مررت به خلال إدارتك لقسم أو شركة وشعرت فيه بأن الفريق يفتقد إلى التآلف، عيِّن الاختلاف الأبرز بين أفراد الفريق وحدد طريقتك الناجحة التي أثبتت كفاءتها في صناعة فريق متعاون عثر على عناصر مشتركة تجمعه.
7- كيف تعبر عن رأيك بخصوص أداء كل فرد من الفريق؟
أحد الأسئلة التي قد تبدو مخادعة. فالشدة والحزم ليست دائمًا أفضل الحلول عند تقييم الأداء. فينبغي أـن تظهر الطريقة التي أثبتت كفاءتها، وهي طريقة بعد تطبيقها نتج عنها تحسن أداء الفرد. توجد عدة أساليب في هذا الصدد منها تقنية الساندوتش للتقييم. اذكر الطريقة التي تتبعها وهل هي تتضمن نقد النقاط السلبية دون ذكر الإيجابي منها؟ وكيف توصلت إلى الاستراتيجية التي تتبعها؟ هل بالتجربة أم بالبحث؟
8- كيف تتعامل مع عضو فريق مثير للمشاكل؟
هل تتجاهل العضو المثير للمشاكل؟ هل تلجأ إلى سياسة العقاب مباشرة؟ وضح الطريقة التي تثبت كفاءتها مع الأعضاء المشاغبين. حاول أن تذكر موقف لعضو مشاغب (إما بالاعتراض الدائم أو إثارة المشكلات مع زملائه أو التسبب في خسائر) وبعد اتخاذ الإجراء السليم، تحول هذا العضو إلى فرد منتج ونافع للفريق والعمل.
9- ما هي رؤيتك المثالية الخاصة بثقافة الشركة؟
أحد أسئلة المقابلة الشخصية التي تجدها مشتركة في جميع المقابلات سواء كانت الوظيفة إدارية أم غير إدارية. فثقافة الشركة تشمل جميع المبادئ والقيم التي يمكن الرجوع إليها عند حدوث كل موقف. وضح الثقافة المفضلة بالنسبة لك إن كانت الرسمية أم الودودة أم غيرها.
10- ما هي خططك لتطوير الفريق؟
خططك لتطوير الفريق غالبًا ما تكون مبنية على دراسة وبحث لفريق العمل المقبل على الانضمام إليه. ما الكفاءات التي تنقص الفريق؟ ما التدريبات التي يحتاجها الفريق في نظرها؟ هل الفريق يحتاج إلى شهادات معينة ليكون مؤهل بشكل أكبر؟ هل توجد ورش عمل ستجعل أفراد الفريق ملمين بشكل كافي بمهارة معينة؟ اشرح خطتك بالكامل لتطوير مهارات الفريق وترقية قدراتهم.
11- ما هو أكثر عنصر مميز يخص الوظيفة الإدارية؟
هذا السؤال مشترك وتجده في أسئلة المقابلة الشخصية لكل وظيفة إدارية. ينبغي أن تحدد في إجابتك عنصر يهمك قد يكون مهارة أو ميزة معنوية. ابتعد عن المميزات المادية فقد تترك انطباع سيء لدى مختص التوظيف. اذكر العنصر المميز في نظرك ووضح أثره عليك وكيف تتعامل معه وهل له علاقة بكفاءة العمل التي تنفذه ويعد حافز للتحسين أم لا؟
12- ما الذي يجعلك تهتم بوظيفة إدارية في هذه الشركة؟
هذا السؤال لتستطيع الإجابة عنه إجابة متكاملة ينبغي أن تعد بحث كافٍ يخص الشركة التي تتقدم إليها. قد يكون سبب سعيك للانضمام هو تاريخ الشركة أو آراء الموظفين السابقين عنها أو الهرم التنظيمي المميز داخل الشركة وغيرها من العوامل التي تضمن في نظرك وظيفة إدارية مرموقة مع مسار وظيفي مميز.
13- ما أكثر عنصر غير جذاب في الوظيفة الإدارية؟
على عكس السؤال “ما هو أكثر عنصر مميز يخص الوظيفة الإدارية؟” يقصد هذا السؤال التعرف على أكبر نقطة ضعف بالنسبة للوظيفة الإدارية في نظرك. ينبغي أن تستكمل حديثك عن النقطة بكيف يمكنها أن تؤثر على عملك وكيف تتعامل معها للحد من تأثيراتها؟ من المرفوض أن تدعَّي أن الوظيفة بلا عيوب، فذا تشويه للحقيقة. توجد دائمًا عيوب ولكن عقليتك الإيجابية توجهك نحو التصرف السليم معها. اشرح هذا التصرف كجزء من الإجابة.
14- ما هي مسؤولياتك في المنصب الحالي؟
أحد أهم الأسئلة لأنه يتناول جوهر العمل وكيف تنفذ هذه المسؤوليات. كموظف قيادي، تتخذ القرارت الهامة في كثير من الأحيان، فكيف تصنع القرار؟ هل تُشرِك مرؤسيك في صناعته أم تتولى المسؤولية كاملة من الألف إلى الياء دون أية استشارات داخلية؟
في حالة مشاركتك في تعيين موظف جديد، ما أهم الصفات التي ينبغي توافرها فيه؟ وعند التخطيط لمشروع جديد، كيف توزع المهام وما أهم العناصر التي تهتم بها للتأكد من جودة هذا المشروع؟ باختصار، حاول أن تظهر كيف تؤدي كل مسؤولية وابرز صفة هامة مرتبطة بتنفيذ كلٍ منها.
15- كيف تجعل الموظفين على قدر من المسؤولية؟
سؤال آخر غرضه البحث بعمق عن طريقة تنفيذك للمسؤوليات. أحد أهم أسئلة المقابلة الشخصية لوظيفة إدارية، فالموظف الإداري هو قائد فريق مكون من أفراد. ينبغي أن يكون القائد على علم بما يحفز فريقه ويدفعهم إلى أداء المهام باتقان يؤدي إلى كفاءة العمل. هل توفر خطط لتنمية مساراتهم الوظيفية؟ هل تلجأ إلى المكافآت المادية أو توفير المزيد من المميزات؟ اذكر الأسلوب الذي تتبعه مع توضيح علامات نجاحه.
16- كيف تتعامل مع العناصر غير المنتجة من الأفراد؟
سؤال آخر يكشف تعاملك مع أفراد الفريق، وبالأخص غير المنتجين منهم. هل تلجأ إلى الخصم مباشرة؟ هل توجه إليهم خطاب لفت نظر؟ وما الخطوات التي تتبعها لتحويله من شخص غير منتج إلى منتج؟ يمكنك توضيح طريقة التواصل المفضلة بالنسبة لكن هل تفضل وجهًا إلى وجه؟ أم من خلال الهاتف أو البريد الإلكتروني؟
17- كيف تقيس النجاح؟
بغض النظر عن المبيعات والأرباح السنوية التي حققتها الشركة، هل توجد في نظرك مقاييس أخرى تدل على نجاح عملك؟ فإذا كانت ارتفاع نسبة الأرباح هي النتيجة، فما هي مسببات النجاح؟ اتقان الفرد لعمله أم العمل الجماعي؟ هل تكلف شخص تثق في أهليته لحل المشكلة أم تميل إلى تكليف فريق بحلها؟ كيف تتعامل مع عنصر الوقت وتحدد الميعاد المناسب لتسليم كل مهمة؟ هل الالتزام بالميزانية عنصر هام للنجاح أم قد يأتي النجاح على حساب بعض الميزانيات؟ حضِّر إجابة هذا السؤال بتركيز لتوضح ما يميزك عن أقرانك.
18- كيف تدير المشاحنات في العمل؟
المشاحنات من المحتمل وقوعها في أي بيئة عمل نتيجة الضغط أو التنافس أو سوء تنظيم الأولويات. الإجابة عن هذا السؤال تتطلب مرورك بعدة مواقف توليت فيها مسؤولية إدارة أزمات بين بعض العاملين. هل تتولى مقابلة أطراف الخلاف بنفسك أم تترك الأمر لأخصائي الموارد البشرية؟ في حالة إدارتك المشاحنات بنفسك، هل تقابل كل طرف بشكل منفصل أم تعمل على تصالح الأطراف المتشاحنة وجهًا لوجه في حضورك؟
19- إلى أي مدى تقوم بإشراك الفريق في صناعة القرار؟
إشراك الموظفين في صناعة قرار هام من الأساليب الحديثة التي أصبح من الشائع وجودها في أغلب بيئات العمل. هل تطبق هذه السياسة في بيئة العمل؟ أم تلجأ إلى استشارة المقربين فقط؟ في حالة إشراكك لأفراد الفريق في صناعة القرار، ما الأسلوب الذي تتبعه؟ هل من خلال الاجتماع لصغر حجم الفريق؟ أم بالتصويت من خلال إحدى أنظمة إدارة الاقتراحات الرقمية؟ أم باستخدام التصويت والاقتراح الورقي؟
20- ما الأسلوب التي تتبناه لحل المشكلات؟
كل بيئة عمل تواجه العديد من المشكلات، منها صغير يحتاج إلى خطوات بسيطة وأخرى كبيرة تحتاج إلى خطوات عديدة ومعقدة. في هذا السؤال، اشرح الاستراتيجية التي تتبعها مع كل مشكلة لاكتشاف مصدرها وأفضل الطرق للتعامل معها. هل تلجأ إلى المتخصصين في حالة عدم إلمامك بالمشكلة أم لا؟ ما العلامات التي توضح عدم وقوع المشكلة مرة أخرى؟
21- كيف تضمن التزام الموظفين بلوائح داخلية جديدة في الشركة؟
إجابة هذا السؤال تحتاج إلى توفير خطة مُحكمة قابلة للتطبيق وتم تنفيذها من قبل ليقتنع مختص التوظيف بفاعليتها. هل يتم تنفيذ اللائحة على مراحل أم مباشرة في خطوة واحدة؟ كيف تضمن وعي الموظفين باللائحة الجديدة؟ هل توفر لهم محاضرات تساعدهم على فهمها؟ منشورات داخلية؟ مرئيات؟ اذكر الاسلوب المتبع والذي أثبتَّ كفاءته.
22- كيف تضمن موضوعية تقييمك لمهام الفريق المكتملة؟
سؤال هام يرمي إلى كيفية منع التحيز وخلق تكتلات داخل العمل. فأي عمل ينبغي أن يكون بعيدًا عن التعاملات الشخصية. كيف تقيِّم كفاءة المهمات التامة التي سلمها الفرد دون أية ضغينة أو محاباة؟ أحد أفضل أسئلة المقابلة الشخصية التي تظهر مدى جودة تعاملاتك المهنية ووقوفك على مسافة واحدة من جميع الموظفين.
23- ما هي في نظرك سمات الاجتماع الفعال مع الفريق؟
اسرد في هذه الإجابة رؤيتك للاجتماعات الناجحة. تناول الخطوات التي تتخذها قبل كل اجتماع وبعده. هل جميع المشتركين في الاجتماع على علم بالهدف من الاجتماع؟ هل جميع الحضور يفهم نتائجه؟ هل كل الاجتماعات غرضها مراجعة ما سبق والتحضير للخطط القادمة؟ اذكر أنواع الاجتماعات بالنسبة لك مع تفصيل عناصرها.
24- كيف تبني علاقة أساسها الثقة مع الموظفين؟ وكيف تضمن ولاءهم للشركة؟
هل الثقة أمر هام من وجهة نظرك؟ تناول فائدة تبادل الثقة بينك وبين الموظفين؟ هل سياسة الباب المفتوح إحدى الأساليب التي تستخدمها لتشجع الموظفين على التوجه إليك بالاقتراحات أو الشكاوى مباشرة؟ لا تنس ذكر موقف يثبت نجاحك في كسب ولاء الموظفين.
25- كيف تقيِّم أولويات الشركة؟
بما أنك أحد المسؤولين عن وضع رؤية الشركة وتحديد الاستراتيجية المناسبة لتحقيق أهدافها. تقييم الأولويات أحد مسؤولياتك الرئيسية. هل تستخدم مربع الأولويات لتحديد ما هو مهم وعاجل؟ اذكر الاسلوب الذي تتبعه لتعريف أولويات مسؤولة عن مشاريع قيد التنفيذ.