هل ترغب أن تكون سببًا في صنع صورة مُشرفة لمؤسسة ما وترك إنطباع جيد عنها؟ أم أنت صاحب فندق وترغب في تعيين شخص مناسب يوفر تجربة استقبال مميزة لعملائك؟ في كلا الحالتين الإجابة هي مدير المكاتب الأمامية، نعم فهي الوظيفة التي تشكل البصمة الأولى عن الشركة أو المنشأة وكذلك هي حلقة الوصل الأولى بين العملاء والأفراد العاملين بالمؤسسة، ويمكنك فهم المزيد عن الوظيفة من خلال بعض التساؤلات مثل :-
ما هو الوصف الوظيفي لمدير المكاتب الأمامية؟ وما المهارات والمؤهلات اللازمة للوظيفة؟ وكم يبلغ متوسط الراتب الشهري للوظيفة في النطاقات الجغرافية المتنوعة؟ وما هو حجم الحاجة إلى مدير المكاتب الأمامية؟ نجيب لك في هذا المقال عن كل هذه التساؤلات بتفاصيل بسيطة وواضحة.
ما هو الوصف الوظيفي لمدير المكاتب الأمامية؟
يُعرّف لوصف الوظيفي لمدير المكاتب الأمامية أو ما يعرف بالـ front office بأنه الشخص المسؤول بشكل كامل عن كل ما يتعلق بمكتب الاستقبال بداية بجميع محتوياته بداية من تنظيم المواعيد وإدارة الوثائق، مرورًا بمتابعة الأقسام المعنية بإستقبال الزوار لضمان جاهزيتها للبدء في العمل وتلبية احتياجات العملاء، والتأكد من حضور جميع الموظفين العاملين من الأمن و السكرتارية وغيرها ، وأخيرًا الإشراف على عملية الاستقبال والتأكد من أنها تسير على ما يرام بالشكل المطلوب الذي يحافظ على سمعة طيبة للمؤسسة وصورتها الذهنية الإيجابية لدى العملاء.
ولقيام مدير المكاتب الأمامية بهذا الدور الوظيفي لابد أن يتحلى بمهارات استثنائية وأيضًا أن يكون حاصل على مؤهلات أكاديمية وتدريبية تمكنه من أداء مهامه بكفاءة وفعالية ليكون في النهاية سببًا رئيسيًا يساهم في نجاح الشركة وتحقيق أهدافها.
ماهي ما هي وظيفة Front Office؟
مدير المكاتب الامامية او مدير الاستقبال هي وظيفة مهمة في قطاع الفنادق وهو المسؤول عن إدارة قسم الاستقبال لدى الفندق وكذلك هو بمثابة الوجه الاولى لزوار الفندق وهو المسؤول عن استقبال الزوار ويقوم أيضًا بتنسيق جميع أنشطة مكتب الاستقبال بما في ذلك المكالمات والحجوزات وخدمات الضيوف وتحتاج الوظيفة الي الشخصية لطيفة والقدرة على التعامل بشكل احترافي والإشراف على فريق عمل قسم الاستقبال.
المهام الوظيفية مدير المكاتب الامامية
- التأكد من أن مكتب الاستقبال مجهز ومرتب ولديه جميع المواد اللازمة مثل الأقلام والكتيبات والمنشورات.
- تدريب موظفي مكتب الدعم والإشراف عليهم بما في ذلك موظفي الاستقبال وحراس الأمن ومسؤولي مركز الاتصال.
- ضمان خدمة العملاء في الوقت المناسب وبشكل دقيق.
- التعامل مع الشكاوى وطلبات العملاء وتقديم الحلول المناسبة.
- اكتشاف حالات الطوارئ والتعامل مع المواقف المختلفة.
- رصد ومراقبة المخزون وطلب اللوازم المكتبية.
- ضمان توزيع البريد الصحيح داخل الفندق.
- إعداد ومراقبة ميزانية المكتب.
- الاحتفاظ بسجلات محدثة توضح النفقات والتكاليف المكتبية.
- ضمان تلبية سياسات الفندق ومتطلبات الأمان.
- تقديم تقرير قياس أداء موظفي قسم الاستقبال.
مهام مدير الاستقبال في الفندق
مهام مدير الاستقبال في الفندق تشمل:
- استقبال النزلاء وتسجيلهم: يقوم مدير الاستقبال بالترحيب بالنزلاء عند وصولهم إلى الفندق وتسجيلهم في نظام الحجوزات .
- تقديم المعلومات والإرشادات: يقوم بتقديم المعلومات اللازمة للنزلاء بشأن الخدمات المتوفرة في الفندق، مثل المطاعم والنقل والمرافق الأخرى.
- إدارة عمليات الوصول والمغادرة: تنظيم عمليات وصول النزلاء ومغادرتهم، ويقوم بالتحقق من هويتهم وتسوية الدفعات المالية المطلوبة وتلبية أي طلبات خاصة للنزلاء.
- حل المشكلات والشكاوى: يكون مدير الاستقبال المسؤول عن حل أي مشكلة أو شكوى يواجهها النزلاء، سواء كانت تتعلق بالغرف أو الخدمات المقدمة، ويعمل على ضمان رضا النزلاء وتوفير تجربة إقامة مرضية لهم.
- إدارة فريق العمل: يقوم مدير الاستقبال بإدارة وتوجيه فريق العمل في قسم الاستقبال، ويشرف على توزيع المهام وتدريب الموظفين الجدد وتقييم أدائهم، ويعمل على تعزيز روح الفريق وتحفيزهم لتقديم خدمة عالية الجودة.
المهارات اللازمة لوظيفة مدير المكاتب الامامية
- اجادة استخدام الأجهزة المكتبية مثل أجهزة الفاكس والطابعات وغيرها.
- معرفة جيدة بخدمة العملاء وإدارة المكاتب وإجراءات مسك الدفاتر.
- إجادة اللغة الإنجليزية والعربية الشفوية والمكتوبة.
- القدرة على استخدام برامج مايكروسوفت اوفيس.
- اجادة مهارات التواصل والتعامل مع الشخصيات المختلفة.
- امتلاك مهارات التنظيم بشكل جيد وتوزيع المهام.
- القدرة على قياس أداء فريق العمل وتقديم تحليل لتحقيق الإنجازات.
- إجادة مهارات التعامل مع المشكلات والقدرة على تقديم حلول مناسبة.
المهارات الشخصية اللازمة لوظيفة مدير المكاتب الأمامية
- قوة الملاحظة والقدرة على الانتباه لأدق التفاصيل الخاصة بصالات وواجهات الإستقبال مثل تفاصيل النظافة والتنظيم وحسن الضيافة وسرعة التجاوب وغيرها.
- التحلي بمهارات الحضور القوية طوال الوقت والتصرف بأسلوب لائق ومهذب.
- امتلاك مهارات التعاون والقدرة على العمل بشكل جماعي مع أعضاء الفريق لخلق بيئة جيدة تحقق أهداف المؤسسة.
- القدرة على قيادة وتوجيه وإرشاد فريق العمل وتوزيع المهام بشكل مثالي فيما بينهم.
- الاستعداد للتعلم المستمر والتطوير المهني و الإلمام بالتقنيات والأساليب الحديثة في مجال إدارة المكاتب والعملاء.
المؤهلات والدورات التدريبية اللازمة لوظيفة مدير المكاتب الأمامية
من اهم متطلبات العمل في وظيفة مدير المكاتب الامامية مايلي :-
- الحصول على درجة البكالوريوس في مجالات إدارة الأعمال والمكاتب، أو التجارة، أو التسويق، أو الموارد البشرية.
- الاشتراك في الدورات التدريبية الخاصة ببروتوكولات الضيافة وخدمة العملاء والتعامل مع الشكاوى.
- الحصول على دورات تدريبية لتنمية مهارات إدارة الوقت ومهارات القيادة والتوجيه.
- الحصول على دورات تدريبية للتمكن من التعامل مع البرامج الإلكترونية والأنظمة والأدوات التقنية لإدارة المكاتب .
- الخبرة العملية السابقة في وظيفة مدير مكاتب امامية او مدير استقبال.
التدرج الوظيفي لوظيفة مدير المكاتب الأمامية front office
- مشرف المكتب الأمامي (Front Office Supervisor)
- مدير المكتب الأمامي (Front Office Manager)
- مدير إدارة الضيافة (Hospitality Manager)
- مدير إقليمي أو مدير فرع (Hotel Manager)
راتب مدير المكاتب الامامية Front Office وحاجة العمل لها
يختلف راتب وظيفة مدير المكاتب الأمامية حسب حجم المؤسسة وطبيعة عملها وموقعها الجغرافي.
| الوظيفه | الراتب | حاجه العمل |
المصدر |
متوسط راتب مدير المكاتب الامامية في السعودية |
10,400 ريال سعودي | مرتفعة | |
متوسط راتب مدير المكاتب الامامية في مصر |
6,110 جنيه مصري | متوسطة | |
راتب Front Office في اوروبا |
2,840 يورو | مرتفعة | salary explorer |
مميزات وظيفة مدير المكاتب الأمامية
- يمكن من خلال وظيفة مدير المكاتب الأمامية كسب علاقات مع شخصيات مرموقة من الوزراء والعلماء.
- زيادة الطلب على الوظيفة في المؤسسات والمنشآت المختلفة، وارتفاع راتبها.
- سهولة التدرج الوظيفي والترقي إلى مناصب إدارية أعلى.
عيوب وظيفة مدير المكاتب الأمامية
- المسؤولية الكبيرة والضغط الإداري نتيجة متطلبات الوظيفة للتعامل مع الأقسام المختلفة.
- مواجهة تحديات التعامل مع العملاء الغاضبين أو الغير راضين عن مستوى الخدمة.
- العمل في ساعات غير منتظمة أو الحاجة للعمل في الإجازات الرسمية.
الاسئلة المتوقعة للمقابلة لوظيفة مدير المكاتب الأمامية
- هل لديك خبرة في التعامل مع أنظمة إدارة الحجوزات وبرامج إدارة العلاقات العامة؟
- كيف توزع المهام على الفريق وتُنسق المواعيد؟
- ما هي خبرتك السابقة في الوظيفة؟
- كيف تتعامل مع شكاوي العملاء ؟
اقرأ أيضًا: الوصف الوظيفي للوظائف التاليه :-